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网络即时通讯工具:职场沟通的蜜糖还是毒药?

  □青君

  在职场中与人初次交往,最显著的特征是:几句话的自我介绍之后,往往会不约而同地问道:有QQ或是MSN吗?很快,你的QQ好友上又添加了一个名字。只要有一天不使用网络即时通讯工具,很多职场人士会有轻微的不安感,感觉今天好像缺少了什么,更有甚者,会觉得似乎失去某种与社会的联系。

  网络即时通讯工具在我们的职场生活中具有的地位在节节上升,这不仅仅是你我的感觉。在过去两周智联招聘对6000多名职场人士进行的关于职场人沟通方式的调查显示,在不考虑面对面沟通的情况下,超过半数的职场人选择了电话。其次是网上即时通讯工具,如MSN、QQ等,选择这一项的比例也接近三成。更值得关注的是,网络即时通讯工具作为最主要沟通工具的比例明显上升,首次超过了手机短信息。

  在享受网络即时通讯工具的便利时,也有人对此提出质疑:职场人士在使用QQ或MSN时,真的都是在谈工作吗?

  案例:

  谭军是一家广告公司的策划总监。通常他上班的第一件事是打开电脑,上QQ和MSN。做完这些,他觉得跟客户一下子联系上了。然后他开始忙手头的一个策划案,一边他不时与客户在网上聊起来。虽然有时难免跑题,但谭军觉得,有了网络的良好沟通,他对客户的意见随时做到心中有数,而且谁也不能说,那些看似与主题无关的聊天话题不是一种良好的客户沟通。

  尽管每天都享受网络即时通讯带来的便利,但谭军也不得不承认:常常有“不速之客”在网上打断自己的思路,而每次看着头像在电脑屏幕下方闪烁,不点击打开心里始终不舒服。更要命的是,谭军不止一次发现部门那几个年轻的策划花在聊天的时间一点不比工作的时间少,而谭军却不知道怎样去管理他们。

  随着网络时代的发展,网络的便捷及时与经济划算越来越深入人心,对于大部分在电脑前工作的职场人来说,在工作的同时就可以把信息第一时间发送出去,这使网络即时通讯方式越来越成为职场人的“新宠”。

  但是,有一点也必须引起注意,在上述的调查中显示,在这八成可以使用网络即时通讯工具的职场人中,超过七成的人表示在使用网络即时通讯工具时,很难把工作和工作之外的事情清晰地分开,肯定会聊到与工作无关的事情,但是他们并不认为这样就影响了工作质量与工作效率,反而他们认为这种方便的沟通方式促进了工作。

  网络即时通讯工具对于日常沟通的确起到了很大的促进作用,使人们的沟通随时可以进行,这种持续于日常的沟通就像各种关系的润滑剂一样使大家的关系更加融洽与和谐。当然,与此同时也会引发一些问题,比如很容易使人们更加不愿意面对面的沟通,现在很多人有能在网上说就不打电话、能打电话就不见面的沟通倾向,其实这是错误的。现代化的新型沟通方式应该是对于职场人增进沟通的促进,并不能够完全取代传统的沟通方式。这一点在调查中也得到体现。

  另外,我们也应该看到,纯文字的沟通毕竟还有着自己的缺陷。首先,纯文字的沟通很可能因为措辞、标点、语气的使用和理解差异,使人们在沟通中产生误解,不能达到沟通目的。其次,对于细节问题还是需要电话或面对面的语言沟通进行深入沟通的,只有这样才能保证最终的沟通效率。

  员工沉迷“网事”,怎么管?

  □吴勇毅

  对于现代企业而言,网络无疑是一把棘手的双刃剑。如何改变员工沉迷网络、滥用网络的难题,如何对员工上网行为进行有效的管理和控制,使员工上网行为朝着有利于企业大方向发展?

  对策一:设置专门上网的电脑

  对于大部分员工的工作不需要上网的企业来说,企业可以人性化管理为本,可以设置若干可以上网的公共电脑,以给有时有要事急需上网的员工使用,同时限定时间。这些电脑应装有防病毒软件,保护整个局域网安全。员工在上网时,最好有网络管理员在旁边监督。

  对策二:合理安排上网时间

  企业可制定网络使用作息时间,将上网时段分为上班和下班两个时段,将资源在部分时间开放。在上班时间内,根据不同的部门只开放工作允许的网络资源,在企业关键的网络业务高峰时段,则限制部分员工上网或禁止使用某些网络;下班时间,允许员工1~2小时上网,让员工在紧张的工作之余舒缓、调解一下紧绷的神经,保持员工活力。

  对策三:因人而设上网权限

  为防止网络滥用、保护企业机密,企业应因人而异制定相关条例,对不同岗位设置不同权限。如市场部人员只允许通过公司邮件服务器收发EMAIL,所有邮件内容和附件要被记录;商务部门被允许在任何时段上QQ、MSN,并收发EMALL,但所有日志及内容被记录;研发人员被允许上技术网站,并禁止使用QQ、MSN;部门经理以上中层干部被允许为拥有所有权限。

  对策四:加强开展心理辅导活动

  针对一些员工沉迷网络出现的心理问题、思想障碍,企业有必要加强心理辅导引进心理培训,将心理学的理论、方法和技术应用到企业管理活动之中,建立心理交流机制,以更好解决员工上网的动机、心态、情商、意志、潜能及心理素质等一系列心理问题,处理好员工的消极情绪,调适员工的心态,疏导员工不必要的心理负担,让员工树立健康心智模式,全身心重新投入到工作中。目前,在世界500强中有80%的企业为员工提供了心理援助计划(EAP)。

(责任编辑:陈大伟)

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